<< Nazaj na seznam zadetkov
AAAArial|Times New Roman

Strokovni članki

Evidenčna števlika:VS00008165
Vrsta:Članki
Datum objave:13.02.2018
Publikacija:Pravosodni bilten (PB) št. 3/2016, str. 317
Država:Slovenija
Jezik:slovenščina
Institut:notariat - dolžnosti notarja - vpis v sodni register
Področje:NOTARIAT - SODNI REGISTER
Avtor:Marjana Tičar Bešter

Besedilo

Posebnosti notarskega dela pri reševanju vlog v sodnem registru

Celotno besedilo

1. DEFINICIJA

Geslo evropskih notarjev je: "Notarji Evrope - zagotavljamo pravno varnost."

V Republiki Sloveniji je notariat ustavna kategorija - po 137. členu Ustave Republike Slovenije1 je opredeljen kot javna služba, ki jo ureja zakon.

Zakon o notariatu (ZN)2 notariat opredeljuje kot javno službo, katere delovno področje in pooblastila določa zakon, notarja pa kot osebo javnega zaupanja, ki po določbah zakona sestavlja javne listine o pravnih poslih, izjavah volje oziroma dejstvih, iz katerih izvirajo pravice, prevzema v hrambo listine, denar in vrednostne papirje za izročitev tretjim osebam ali državnim organom, opravlja vse oblike alternativnega reševanja sporov, izvaja po nalogu sodišč opravila, ki se mu lahko odstopijo po zakonu, in izvaja druga opravila, za katera ga pooblašča zakon, sme pa na zahtevo strank sestavljati tudi zasebne listine ter stranke kot pooblaščenec zastopati pred sodišči v nepravdnih zadevah in nespornih stvareh pred drugimi državnimi organi, če gre za zadeve, ki so v neposredni zvezi s kakšno notarsko listino, sestavljeno pri njem.

Notar je torej oseba javnega zaupanja, njegove glavne lastnosti so in morajo biti vestnost, poštenost in nepristranskost, kar določa že ZN. Kodeks notarske poklicne etike je zapis načel in pravil, po katerih naj se ravnajo notarji pri opravljanju svojega poklica, da bi s takim ravnanjem in vedenjem zagotavljali ugled notarskega poklica in javno zaupanje vanj. Notar mora kot pravni strokovnjak delovati nepristransko in objektivno ter pri svojem delu paziti na pravice in obveznosti obeh (vseh) pogodbenih strank. Četudi notarsko storitev pri notarju začne ali naroči zgolj ena stranka, notar ne sme slediti samo željam te stranke; pred podpisom kakršne koli listine mora opozoriti na pravice, obveznosti in odgovornosti ne samo naročnika notarske storitve, pač pa tudi drugo pogodbeno stranko. Namen tega je, da listino, ki jo sestavi notar, stranke podpišejo popolnoma prostovoljno, zavedajoč se tudi vseh pravnih posledic, ki za eno ali drugo stranko lahko nastopijo v primeru nastanka določenih okoliščin ali morebitne kršitve pogodbe. Neodvisnost notarja se kaže v tem, da notar opravlja svoje delo skladno z veljavno zakonodajo, pri delu ni pristranski in nudi pravno varnost vsem udeležencem, je pa tudi dovolj finančno neodvisen, da storitev odkloni, če niso podani zakonski pogoji za sklenitev določenega pravnega posla (saj je z notariatom nezdružljivo vsako pridobitno udejstvovanje).

2. DEJAVNOSTI NOTARJA

Notar sestavlja javne listine, lahko pa tudi zasebne. Med notarske listine sodijo notarski zapisi, notarski zapisniki in notarska potrdila. Dejavnosti oziroma storitve notarja bi v grobem lahko razdelili na tri dele:

1. prvi del je sestavljanje vseh vrst listin, torej pogodb, lahko pa tudi enostranskih pravnih poslov, s katerimi se urejajo zlasti premoženjska razmerja (v teh primerih notar izda notarski zapis);

2. drugi del notarske dejavnosti je namenjen potrjevanju dejstev in izjav (v teh primerih notar izda notarski zapisnik ali notarsko potrdilo);

3. tretji del je sicer povezan s prejšnjima, pa vendar bi ga lahko izpostavili kot samostojnega: to so notarske hrambe listin, denarja, vrednostnih papirjev (na teh področjih notar izdaja notarska potrdila in notarske zapisnike).

Z vidika sodnega registra sta pomembna tako prvi kot drugi del, tretji ? hrambe ? pa se na področju sodnega registra uporablja manj in ga posebej ne bom obravnavala. Na področju sodnega registra je pomembno še zastopanje notarja kot pooblaščenca strank v nepravdnih postopkih na sodiščih ali nespornih zadevah pred drugimi državnimi organi ? to je pravzaprav samo nadaljevanje prvega ali drugega dela, saj sme notar tako delo opraviti le, če je v neposredni zvezi s kakšno notarsko listino oziroma če izvaja opravila, za katera ga pooblašča zakon.

3. SESTAVLJANJE IN POTRJEVANJE LISTIN

Notar lahko sestavlja listine, lahko pa samo potrdi v notarskem zapisu listine, ki so jih stranke že sestavile. Za nekatere pogodbe je zaradi zagotavljanja pravne varnosti že zakonodajalec določil, da morajo biti sklenjene v obliki notarskega zapisa, tako na civilnem kot gospodarskem področju. V nadaljevanju izpostavljam samo tiste, ki so neposredno povezane s sodnim registrom.

Po ZN:

- pogodbe o urejanju premoženjskih razmerij med zakoncema ali zunajzakonskima partnerjema,

- pogodbe o razpolaganju s premoženjem oseb, ki jim je odvzeta poslovna sposobnost.

Po Zakonu o gospodarskih družbah (ZGD-1):3

- družbene pogodbe o ustanovitvi družbe z omejeno odgovornostjo (če niso v okviru sistema e-VEM sklenjene na predpisanem obrazcu),

- pogodbe o odsvojitvi poslovnega deleža v družbi z omejeno odgovornostjo,

- pogodbe v zvezi s statusnimi spremembami kapitalskih družb (pripojitve, spojitve in podobno),

- izjave o prevzemu vložka povečanega osnovnega kapitala v družbah z omejeno odgovornostjo,

- pogodbe o zastavi poslovnih deležev v družbah z omejeno odgovornostjo.

Značilnost javne listine je, da ima posebno dokazno moč - listina potrjuje resničnost tistega, kar se v listini potrjuje ali določa (prvi odstavek 224. člena Zakona o pravdnem postopku - ZPP).4 Gre za domnevo o resničnosti vsebine javne listine. Dovoljeno pa je dokazovati nasprotno - da so v javni listini dejstva neresnično ugotovljena ali da je sama listina nepravilno sestavljena (tretji odstavek 230. člena ZPP).

In prav tu se pokaže ključna vloga notarja. Notar mora kot pravni strokovnjak delovati nepristransko in objektivno ter pri svojem delu paziti na pravice in obveznosti obeh (vseh) pogodbenih strank.

V ta namen je v ZN dokaj strogo opredeljen postopek sestavljanja notarskega zapisa oziroma pri tem veljajo naslednja obvezna pravila:

- istočasna navzočnost vseh pogodbenih strank in notarja (unitas actus);

- pri določenih poslih prisotnost drugega notarja ali dveh zapisnih prič - gre za dve polnoletni poslovno sposobni osebi, ki obvladata uradni jezik; priči ali drugi notar morajo biti navzoči najpozneje takrat, ko se notarski zapis bere in podpisuje; zgolj v izjemnih primerih se priči lahko odstranita za čas, ko se notarski zapis bere;

- prisotnost sodnega tolmača, če posamezni udeleženec ne obvlada uradnega jezika;

- notarjeva pojasnilna dolžnost - po 42. členu ZN mora notar pred sestavo notarske listine strankam na razumljiv način opisati vsebino in pravne posledice nameravanega pravnega posla ali izjave volje ter jih izrecno opozoriti na znana in običajna tveganja v zvezi s sklenitvijo takšnega pravnega posla ali izjave volje ter jih odvračati od nejasnih, nerazumljivih ali dvoumnih izjav ter jih izrecno opozoriti na možne pravne posledice takšnih izjav;

- upoštevanje 43. člena ZN, po katerem je notar dolžan stranke pozvati, da predložijo morebitne listine, ki predstavljajo del celovitega pravnega posla ali več pravnih poslov med istimi strankami, ki zasledujejo enak poslovni namen kot pravni posel, ki bi bil zapisan v notarskem zapisu, ali so z njim v drugačni pravni povezavi (povezani pravni posli); če stranke takšne listine predložijo, jih mora notar opozoriti tudi na pravne posledice tako povezanih poslov in listine tudi priložiti notarskemu zapisu; če stranke zavrnejo predložitev takih listin, mora notar notarsko storitev odkloniti:

- vsebina notarskega zapisa:

- notarjevi podatki,

- kraj, datum in ura podpisa,

- pri vsaki stranki oziroma drugem udeležencu mora poleg njegovih osebnih podatkov, kot so rojstni podatki, enotna matična številka občana (v primeru listin, namenjenih sodnemu registru, na listinah EMŠA ni), naslov stalnega prebivališča, navesti tudi način ugotovitve strankine istovetnosti (osebni dokument državnega organa - na primer osebna izkaznica, potni list, vozniško dovoljenje; če stranka dokumenta nima, lahko njeno istovetnost potrdita dve polnoletni priči, seveda pa lahko notar osebo osebno pozna),

- vsebina pravnega posla,

- navedba morebitnih pooblastil ali prilog,

- navedba, da je notar udeležencem notarski zapis prebral in so ga udeleženci odobrili,

- z zakonom je predpisana obličnost notarskega zapisa: podatki, ki jih mora zapis vsebovati, številčne oznake (razen členov zakonov ali zemljiškoknjižnih oznak nepremičnine) morajo biti izpisane z besedo, prazna mesta v notarskem zapisu morajo biti izpolnjena s črtami (da pozneje ni mogoče ničesar dopisati oziroma popraviti),

- stranke parafirajo vsako stran notarskega zapisa in jo na koncu tudi podpišejo, podpiše in žigosa jo tudi notar.

Notarski zapis z vsemi navedenimi značilnostmi je javna listina. Dodatna značilnost in hkrati prednost, ki jo lahko ima notarski zapis, pa je njegova neposredna izvršljivost. Po 4. členu ZN je notarski zapis, v katerem je določena obveznost nekaj dati, storiti, opustiti ali trpeti, glede katere je dovoljena poravnava, izvršilni naslov, če zavezanec soglasje za njegovo neposredno izvršljivost izjavi v istem ali posebnem notarskem zapisu in če je terjatev zapadla. Stranke se s sklenitvijo izvršljivega notarskega zapisa izognejo dolgotrajnemu pravdanju in pridejo do uresničitve oziroma izpolnitve svoje terjatve do tretje osebe občutno hitreje brez dolgotrajnega pravdanja. Neposredna izvršljivost notarskega zapisa je pri listinah, namenjenih za vpis v sodni register oziroma povezanih z njim, pomembna zlasti pri pogodbah o prenosu oziroma prodaji poslovnih deležev. Prodajalci oziroma odsvojitelji poslovnega deleža ne želijo ovirati vpisa poslovnega deleža na kupca oziroma pridobitelja v sodnem registru in se ta izvrši takoj po podpisu pogodbe, kljub vsemu pa želijo določeno zavarovanje, da bodo kupnino res dobili. To jim omogoča izvršljiv notarski zapis - če do roka, določenega v pogodbi, kupnine ne dobijo, lahko takoj po zapadlosti terjatve vložijo predlog za izvršbo na pristojno izvršilno sodišče in, kot že zapisano, po hitrem postopku pridejo do svojega denarja.

Posebno pozornost pri sestavi notarskih zapisov notar nameni statusu strank.

3.1 Pravni posel med zakoncema ali zunajzakonskima partnerjema

Če gre za pravni posel med zakoncema ali zunajzakonskima partnerjema, mora biti ta obvezno v notarskem zapisu (47. člen ZN). Notar tudi na izrecno zahtevo strank ne sme overiti podpisov na tistih zasebnih listinah, za katere je predpisano, da morajo biti sklenjene v obliki notarskega zapisa. Večina pogodb na področju sodnega registra oziroma gospodarskega prava mora biti že sicer po Zakonu o gospodarskih družbah v notarskem zapisu, v praksi pa težave povzroča sistem e-VEM (torej "vse na enem mestu"). ZGD-1 v 474. členu omogoča, da je družbena pogodba (poleg notarskega zapisa) lahko sklenjena tudi na posebnem obrazcu, v fizični ali elektronski obliki, pri čemer morajo biti podpisi vseh družbenikov overjeni. Na točkah e-VEM pa običajno niso pozorni na to in dogaja se, da družbeno pogodbo na obrazcu e-VEM skleneta zakonca ali zunajzakonska partnerja; tak pravni posel je po 48. členu ZN ničen in sklenitev v taki obliki lahko pozneje privede do pravdnih postopkov. Osebno menim, da mora registrsko sodišče na ničnost paziti po uradni dolžnosti in bi ob sumu, da sta posel sklenila zakonca (v primeru zunajzakonske skupnosti seveda dokazil ni) in je družbena pogodba sodišču predložena na obrazcu e-VEM, med postopkom vpisa to dejstvo moralo preveriti ter v primeru ugotovitve zakonske skupnosti med strankama predlog iz tega razloga tudi zavrniti.

3.2 Pravni posli mladoletnih oseb, oseb s podaljšano roditeljsko pravico oziroma oseb, ki jim je odvzeta poslovna sposobnost

Če gre za odsvojitev (prenos poslovnega deleža v d. o. o.) ali obremenitev (zastava poslovnega deleža v d. o. o.) premoženja mladoletne osebe, osebe, ki ji je podaljšana roditeljska pravica, ali osebe, ki ni več zmožna sama razpolagati s svojim premoženjem ali ji je odvzeta poslovna sposobnost, pogodbo v imenu take osebe podpišejo starši oziroma s sodno odločbo ali odločbo centra za socialno delo imenovani skrbnik oziroma skrbnik za posebni primer. Dodatni pogoj, ki velja po ZN, je, da mora biti pogodba o razpolaganju s premoženjem oseb, ki jim je odvzeta poslovna sposobnost, sklenjena v obliki notarskega zapisa (sicer je nična). Vse v tem odstavku navedene pravne posle mora po podpisu odobriti še Center za socialno delo. Pravnomočna odločba o podaljšanju roditeljske pravice, pravnomočna odločba o postavitvi skrbnika in pravnomočna odločba o odobritvi pravnega posla morajo biti priložene notarskemu zapisu.

3.3 Sklepanje pravnih poslov po zastopniku in pooblaščencu

Osnovna zakonska pravila o zastopanju so zapisana v Obligacijskem zakoniku (OZ).5

Zastopnik je oseba, ki je upravičena v imenu in za račun druge osebe dajati in sprejemati izjave volje ter s tem povzročati neposredne pravne učinke za zastopano osebo. OZ uporablja pojem zastopnik za vse vrste zastopnikov, ne glede na pravni temelj upravičenosti za zastopanje (torej tudi za zastopnike iz 2. točke). Zastopnik, čigar upravičenje za zastopanje temelji na enostranskem pravnem poslu, izjavi volje zastopanega (torej na pooblastilu oz. pooblastitvi), pa se imenuje pooblaščenec.6

Če neki posel v imenu pooblastitelja sklepa pooblaščenec, mora notar preveriti veljavnost in pravilnost pooblastila. Pri pravnih osebah notar preveri tudi upravičenje za zastopanje zastopnika stranke, prav tako pri osebah iz 2. točke.

Oblika pooblastila za udeležbo na skupščini gospodarske družbe, kjer notar sestavi notarski zapisnik, se presoja po določbah statuta ali družbene pogodbe družbe. Če statut ali družbena pogodba oblike ne določata, je dovolj pisno pooblastilo.

Pri sklepanju pravnih poslov v obliki notarskih zapisov mora imeti pooblaščenec udeleženca pooblastilo v obliki notarskega zapisa. Tako določa OZ v 75. členu - oblika, ki je z zakonom predpisana za neko pogodbo ali kakšen drug pravni posel, velja tudi za pooblastilo za sklenitev te pogodbe oziroma za ta posel. Če gre za pooblastilo, ki je bilo izdano v naši državi, torej ga je sestavil slovenski notar, v praksi ni težav. Notarji vedo, kdaj gre za posel, ki terja pooblastilo v notarskem zapisu, kdaj pa je pooblastilo lahko v navadni obliki (mogoče zgolj z overjenim podpisom).

Nekaj težav pa povzročajo pooblastila, ki jih izdajajo oziroma overjajo tuji notarji. V tem primeru velja splošna določba Zakona o mednarodnem zasebnem pravu in postopku (ZMZPP).7 7. člen tega zakona določa: Če z zakonom ni določeno drugače, sta pravni posel in pravno dejanje glede oblike veljavna, če sta veljavna bodisi po pravu kraja, kjer je bil pravni posel sklenjen oziroma pravno dejanje opravljeno, bodisi po pravu, ki velja za vsebino pravnega posla oziroma pravnega dejanja. V praksi to pomeni, da je pooblastilo v navadni obliki zgolj z overjenim podpisom stranke s strani tujega notarja dovolj tudi za sklenitev notarskega zapisa v Republiki Sloveniji, če po pravu države, iz katere je pooblastitelj, pooblastila ni treba zapisati v notarskem zapisu. Nekateri registrski referenti v takih primerih še vedno zahtevajo pooblastilo v notarskem zapisu, v enem primeru pa je referent zahteval dopolnitev notarskega zapisa tako, da bo iz njega razvidno, da pooblastilo ustreza pravu države, kjer ima pooblastitelj stalno prebivališče. Menim, da je taka zahteva neutemeljena. Kot že poudarjeno, je notar oseba javnega zaupanja, ki po določbah zakona sestavlja javne listine o pravnih poslih. Notarski zapis je pod pogoji, ki jih določa zakon, javna listina, za katero po ZPP velja načelo resničnosti. Dovoljeno pa je dokazovati nasprotno - da so v javni listini dejstva neresnično ugotovljena ali da je sama listina nepravilno sestavljena. Če je torej notar notarskizapis poslal sodnemu registru, notarski zapis tako za registrski organ kot za druge osebe dokazuje resničnost vsega, kar je v njem navedeno. Če registrski organ dvomi o tem, pa bi moral sam organ (?) ali stranke sprožiti pravdni postopek in dokazati nasprotno.

4. POTRJEVANJE DEJSTEV IN IZJAV

Notar izdaja razna potrdila o dejstvih, kar pomeni, da overja prepise listin (kopija oziroma fotokopija je enaka izvirniku) in podpise strank na listinah (v teh primerih je javna listina samo potrdilo, da je kopija enaka izvirniku oziroma da je stranka listino pred notarjem lastnoročno podpisala oziroma priznala podpis na listini za svoj), piše razne zapisnike, na primer o izjavi, ki jo stranka poda pred notarjem z namenom doseči neki pravni učinek (značilen primer tega je po Uredbi o vpisu družb in drugih pravnih oseb v sodni register8 odpoved posameznim pravicam imetnika deleža ali delnic, ki jih ima v postopku statusnih preoblikovanj ? taka izjava je lahko zapisana v notarskem zapisu, lahko pa jo upravičenec poda na skupščini družbe in je vključena v notarski zapisnik te skupščine), je v vlogi zapisnikarja skupščin gospodarskih družb, tako delniških družb kot družb z omejeno odgovornostjo, lahko pa zapisuje tudi druga dejstva.

V praksi notarji ugotavljamo, da uporabniki notarskih storitev velikokrat ne ločijo med notarskim zapisom in overitvijo podpisa na pogodbi. Overitev podpisa je notarsko potrdilo, s katerim notar potrjuje, da je neka oseba pred njim lastnoročno podpisala to listino ali potrdila, da je podpis, ki je že bil na listini, res njen. Za vsebino listine notar ne odgovarja in ni dolžan ugotavljati, ali stranke smejo skleniti posel, na katerega se listina nanaša, mora pa upoštevati vsebino listine, če predpis veže overitev podpisa na izpolnitev določenih pogojev (na področju sodnega registra običajno ni posebnih pogojev, ki bi jih notar pri overitvi podpisa moral upoštevati). Če pa notar sestavi notarski zapis, seveda v celoti odgovarja za njegovo vsebino ? če so pri sestavi notarskega zapisa upoštevane vse že navedene zakonske določbe, je notarski zapis javna listina, za katero velja domneva resničnosti.

Če gre za zapis izjave stranke ali poteka skupščine, mora notar v notarskem zapisniku verno in natančno opisati podano izjavo stranke oziroma zapisati dejstva ali neko dogajanje, saj bo na podlagi njegovega zapisa v primeru spora sodišče lahko brez težav ugotovilo dejansko stanje in tako odločilo o pravicah udeležencev. Na skupščini delniške družbe ali družbe z omejeno odgovornostjo notar ni sodnik, ki odloča o predlogih in ugovorih delničarjev ali družbenikov, sklepa skupščine notar ne more razveljaviti ali ga razglasiti za ničnega. Notar mora v zapisniku zavarovati dokaze, s pomočjo katerih potem sodišče laže in hitreje odloči o pravicah udeležencev.9 Vsekakor pa notar ni zgolj zapisnikar. Zaradi svojega položaja neodvisnega strokovnjaka in v skladu s splošno določbo 24. člena ZN mora notar opozoriti na ničnost sklepa, medtem ko ni dolžan opozarjati na izpodbojnost sklepov, saj gre pretežno za varovanje posameznih razredov delničarjev.

Eno izmed najpogostejših potrdil na področju sodnega registra je potrdilo notarja, da se spremenjene določbe družbene pogodbe ali statuta ujemajo s sklepom družbenikov oziroma delničarjev o spremembi firme, sedeža, dejavnosti, osnovnega kapitala, statuta ali družbene pogodbe. Pri družbah z omejeno odgovornostjo mora notar tako potrdilo izdati tudi v primeru, ko gre za spremembo družbenika na podlagi pogodbe o prenosu poslovnega deleža ali univerzalnega pravnega nasledstva (dedovanja) ter izstopa ali izključitve družbenika.10 V takem primeru je notarskemu potrdilu priloženo tudi prečiščeno besedilo statuta ali družbene pogodbe, ki je oblikovno izdelano po predpisih, ki jih določa ZN (izpis številčnih znak z besedo, zapolnitev praznih vrstic in prostorov s črticami). Navedeno velja ne glede na to, ali je bil notar prisoten na skupščini družbe ali pa so pri d. o. o. družbeniki sprejeli sklep o spremembi firme, sedeža ali dejavnosti družbe brez navzočnosti notarja, kar omogoča 516. člen ZGD-1. Razlika je le v tem, da mora po 34. členu Uredbe o vpisu družb in drugih pravnih oseb v sodni register na zapisniku skupščine poslovodja s svojim podpisom potrditi, da je sklep sprejela skupščina družbe, podpis poslovodje pa mora biti overjen. Potrdilo in priloženo prečiščeno besedilo podpiše samo notar, ki v svoji javni funkciji da listini moč javne listine; tudi na skupščini navzoči delničarji ali družbeniki tega ne podpišejo, saj ne gre za novo družbeno pogodbo ali statut, temveč samo prečiščeno besedilo sprememb ob upoštevanju na skupščini (veljavno s predpisano večino) sprejetih sklepov.

5. ZASTOPANJE NOTARJA KOT POOBLAŠČENCA STRANK V NEPRAVDNIH POSTOPKIH

ZN po eni strani omogoča notarju (tudi) opravljanje poslov oziroma izvajanje opravil, za katera ga pooblašča zakon, po drugi strani pa velja izrecna določba, da sme notar v nepravdnih zadevah pred sodišči in nespornih stvareh pred drugimi državnimi organi zastopati stranke kot pooblaščenec, če so zadeve v neposredni zvezi s kakšno notarsko listino, sestavljeno pri njem. Značilen primer takih opravil je izvajanje vpisov v sodni register.

Zakon o sodnem registru (ZSReg)11 v četrtem odstavku 1.b člena določa, da za podjetnike in gospodarske družbe, ki so stranke postopka VEM (Vse na enem mestu), poslovne procese iz 1. do 5. točke tretjega odstavka tega člena opravlja točka VEM ali notar.1. Po drugem odstavku 24. člena tega zakona se šteje, da je notar, ki je sodeloval pri sestavi notarske listine ali je listino pretvoril v elektronsko obliko, po tretjem odstavku 28.a člena tega zakona pooblaščen v imenu subjekta vpisa vložiti predlog za vpise, ki temeljijo na tej listini, ali listino predložiti sodišču zaradi javne objave. V primeru iz prejšnjega stavka predlogu ni treba priložiti pooblastila.

6. E-VEM

Pri vlaganju predlogov za vpis v sodni register notarji v praksi nismo zaznali posebnih težav do uveljavitve točk e-VEM. ZSReg določa, kdaj je treba predloge za vpis vložiti elektronsko, kdaj pa jo stranke lahko vložijo tudi pisno. Nekaj težav pa se je pojavilo z uveljavitvijo sistema Vse na enem mestu, saj je pravna narava notarjevega dela in listin, ki jih sestavlja, povsem drugačna od pravne narave listin, ki jih sestavljajo na točkah e-VEM. Na kratko bi rada opozorila na nekaj takih primerov. Osebno menim, da bi nekatere lahko ustrezno rešili s spremembo aplikacije.

6.1 Prenos poslovnega deleža in čistopis akta oziroma družbene pogodbe

Po 481. členu ZGD-1 je za odsvojitev poslovnega deleža potrebna pogodba, ki je izdelana v obliki notarskega zapisa. Sprememba družbenika zaradi odsvojitve poslovnega deleža ne pomeni spremembe družbene pogodbe, ne glede na to pa je treba predlogu za vpis pri prenosu poslovnega deleža po 42. členu Uredbe o vpisu družb in drugih pravnih oseb v sodni register priložiti prečiščeno besedilo spremenjene družbene pogodbe, ki vključuje ustrezno spremenjene določbe o družbenikih ali njihovih poslovnih deležih, z notarjevim potrdilom, da se spremenjene določbe družbene pogodbe ujemajo z notarskim zapisom pogodbe o prenosu poslovnega deleža. Navedeno ne velja, če je prečiščeno besedilo sestavljeno na obrazcu po petem odstavku 516. člena ZGD-1. V tem primeru prečiščeno besedilo družbene pogodbe izdela že sama aplikacija: za izdelavo takega prečiščenega besedila je treba v aplikaciji v koraku 8 (Skupščinski sklepi, razno) najprej označiti, da gre za spremembo družbene pogodbe, v koraku 10 (Izdelava listin) pa, za kakšno obliko zastopanja poslovodij in prokuristov gre (samostojno ali skupno). Aplikacija nato v 12. koraku (Predogled podatkov) v novem 2. koraku (Izpis listin) ponudi tiskanje tako izdelanega čistopisa družbene pogodbe. Vendar pozor - preden notar predlog odda, mora znova v korak 8 (Skupščinski sklepi, razno) in tam odkljukati "spremembo družbene pogodbe", saj sprememba družbenika vendar ni sprememba družbene pogodbe! V nasprotnem primeru seveda sledi upravičena odredba sodnega registra.

Dodaten problem nastopi pri tiskanju takega prečiščenega besedila družbene pogodbe - samo fizično tiskanje je sicer nemoteno, pod naslovom Družbena pogodba pa se pojavi besedilo "čistopis ob upoštevanju sklepa o spremembi družbene pogodbe z dne .. ". Notar takega sklepa seveda nima, saj je za stranke pripravil samo pogodbo o prenosu poslovnega deleža (ali gre za predlog za spremembo družbenika na podlagi dedovanja), zato mora fizično prebeliti oziroma prekriti besedilo "ob upoštevanju sklepa o spremembi družbene pogodbe z dne ..." (tako da ostane samo izpisano, da gre za čistopis). Če tega ne stori, spet sledi upravičena sodna odredba po predložitvi ustreznega sklepa ali popravi besedila. Notar, kot oseba javnega zaupanja, je torej postavljen v najnižji položaj nekakšnega šolarja v osnovni šoli, ki pa mu dovolijo, da napako pri zapisu lahko popravi tako, da jo prekrije ali prebeli. Ob tem velja opozoriti na strogo določbo 34. člena ZN, kako se notarske listine popravljajo (nič se ne sme izbrisati, če se del besedila prečrta, mora prečrtani del ostati čitljiv).13

6.2 Čistopis akta o ustanovitvi oziroma družbene pogodbe

Po 474. členu ZGD-1 se družba se ustanovi s pogodbo, ki je lahko sklenjena v obliki notarskega zapisa ali na posebnem obrazcu, v fizični ali elektronski obliki. Družbeno pogodbo podpišejo vsi družbeniki. Če je družbena pogodba sklenjena na posebnem obrazcu, morajo biti podpisi družbenikov overjeni.

Ko je družba ustanovljena in želi spremeniti kakšno določbo v pogodbi, družbeniki sklepe o tem sprejemajo na skupščini, vse spremembe družbene pogodbe pa so izdelane v obliki čistopisa oz. prečiščenega besedila. To v primeru notarskega zapisa podpiše notar, ki ustreznost spremenjenih določb potrdi s potrdilom, če pa je družbena pogodba sklenjena na posebnem obrazcu, čistopis izdela poslovodja in ga tudi podpiše.

Zato ni razumljivo, da aplikacija tudi pri izdelavi čistopisa na koncu le-tega že ponudi izdelan obrazec overitve podpisa ? overitev podpisa na čistopisu ni potrebna.

Če je treba besedilo v listini v fizični obliki spremeniti ali ga dopolniti, se sme to storiti na koncu listine v fizični obliki, s tem da mora biti nedvoumno označeno, na kateri del besedila listine v fizični obliki se sprememba ali dostavek nanaša. Prav tako morata biti na koncu označena mesto in obseg besedila, ki je bilo črtano v smislu prejšnjega odstavka.

To pa spet pomeni, da notar prekriva že izdelan oziroma pripravljen obrazec; če ima čistopis akta ali družbene pogodbe tri strani in je na zadnji, tretji strani samo ta, že vnaprej izdelani obrazec, notar te strani običajno ne pretvarja v elektronsko obliko (?skenira?) in je ne pošilja sodnemu registru. Skrben referent na sodnem registru ga bo v odredbi utemeljeno vprašal, kje je tretja stran (na prvih dveh se namreč vidi, da ima listina skupno tri strani). In smo spet pri prekrivanju oziroma beljenju številk strani s strani osebe z javnimi pooblastili!

6.3 Vpis dejavnosti

Po navodilih za vpis v sodni register14 se pri ustanovitvi družb v 7. koraku (Dejavnosti) vpiše samo glavna dejavnost, ki jo bo družba opravljala, lahko pa še do štiri dodatne, če družba iz katere izmed teh pridobiva 20 % prihodkov. Vse druge dejavnosti se vpišejo v koraku 10 (Izdelava listin - dodaj dodatne dejavnosti).

Ne dvomim, da je postopek pri točkah e-VEM res tak, dejstvo pa je, da mora tak čistopis iz aplikacije izdelati notar zaradi prenosa poslovnega deleža. Pri izdelavi čistopisa mora biti zelo pozoren, saj aplikacija v členu, katere dejavnosti družba opravlja, ponudi le glavno dejavnost - vse preostale dejavnosti, ki so bile v postopku ustanovitve vpisane kot dodatne, pa mora notar znova vtipkati, če želi, da mu bo aplikacija izdelala pravilen čistopis.

Prepričana sem, da bi bilo težavo ob vsem računalniškem znanju, s katerim sodni register že razpolaga, mogoče odpraviti in tako notarji (in točke e-VEM, na katerih tudi izdelajo čistopis) ne bodo zgolj zapisnikarji ter jim pri vsaki spremembi (tudi če gre zgolj za spremembo firme) ne bo treba znova tipkati vseh dejavnosti.

Ob zgoraj navedenih, najbolj perečih težavah notarjev pri uporabi aplikacije pa imam osebno še naslednje pripombe:

V skladu s tretjim odstavkom 474. člena ZGD-1 družbena pogodba vsebuje tudi (poleg drugih podatkov) navedbo imena in priimka ter prebivališča ali firme in sedežavsakega družbenika. Rojstni podatki za pogodbo niso nujni, tudi na vsakem izpisku iz sodnega registra je razvidno, da podatek o EMŠO družbenika ali zastopnika ni javen. S tem se v celoti strinjam, vendar pa menim, da samo rojstni podatek (brez celotne navedbe EMŠO) ni osebni podatek, ki bi moral biti tajen. Tudi v zemljiškoknjižnem pravu so iz javnih podatkov zemljiške knjige razvidni rojstni podatki strank, ne pa njihove EMŠO. Zakaj se mi zdi to pomembno? Zato ker je treba za preveritev podatkov, ali je k notarju pristopila prava oseba, torej pravi zastopnik, odpreti aplikacijo in ne zadošča zgolj vpogled v sodni register. Ni namreč nemogoče, da imata oče in sin enako ime in živita na istem naslovu. Pri overitvi podpisa mora notar preveriti, ali je neka oseba res upravičeni zastopnik. Žal 100-odstotnega jamstva zgolj z vpogledom v sodni register ni.

Aplikacija je pripravljena tako, da se predlog izdela takrat, ko stranke pridejo na točko e-VEM, listine se po podpisu preslikajo (skenirajo) in takoj nato se vloži predlog za vpis. Na točkah e-VEM ta postopek morda poteka brez težav, pri notarjih pa lahko povzroči dodatno delo. Notar ima namreč tudi drugo delo in običajno predlog (osnutek predloga) pripravi že prej, saj je narava dela pri notarju taka (v večini primerov), da se stranke najprej naročijo na neko storitev, čez nekaj dni pa pridejo listine še podpisat. Notar že na dan, ko za stranke pripravlja listine, pripravi tudi osnutek predloga, da vse poteka hitreje na dan podpisovanja listin, poleg tega mora po novem 10. a členu ZGD-1 preveriti omejitve pri ustanavljanju družb oziroma pridobitvi statusa družbenika. Vendar aplikacija ne omogoča, da bi notar osnutek predloga pripravil vnaprej, saj datumov za naprej ni mogoče vpisati. Kljub vnaprejšnjemu predlogu je torej treba pred vložitvijo predloga vse korake znova pregledati oziroma popraviti prav na dan, ko se predlog vlaga. Zato vsekakor predlagam, da se zadeva prouči in ? vsaj glede na svoje izkušnje v praksi menim tako ? aplikacija ustrezno popravi.

7. SKLEP

Na koncu - ali začetku - za notarja kot nosilca javnih pooblastil vedno velja izključno in popolno spoštovanje pozitivne zakonodaje - nobenih dvoumnih bližnjic ali kompromisov; stranke, uporabniki notarskih storitev, morajo biti v vsakem poslu od začetka do konca dosledno pravno varovane. Notarji moramo opraviti svoj posel po samo eni možni poti - profesionalno.

Sem pa prepričana, da bi nam bilo pri vsem tem vsem skupaj, tako uporabnikom notarskih storitev kot registrskim organom in nam, notarjem v Sloveniji, veliko lažje, če bi bila praksa registrskih sodišč znotraj države enotna, kar bi, pravno gledano, tudi pričakovali ali še bolje rečeno, od države lahko zahtevali. V praksi namreč tako rekoč vsako registrsko sodišče - in tudi višja sodišča-? v pritožbenih postopkih odloča drugače, torej nimamo enotne sodne prakse, in to navkljub izjemno majhni površini države Slovenije. Zaradi diametralno nasprotnih praks smo na"popolnem dnevnem prepihu" tako vsi slovenski notarji in predvsem vse naše stranke, uporabniki notarskih storitev, ki jim je težko razložiti, zakaj je enkrat tako, drugič pa povsem drugače.

Res je skrajni čas, piše se namreč leto 2016, da se tovrstne anomalije postavi v času in evropskemu pravnemu prostoru spodoben oziroma, bolje rečeno, sodoben in posamezniku varen ustavnopravni okvir. Vse drugo je preteklost.

SEZNAM VIROV IN LITERATURE

- Obligacijski zakonik s komentarjem, Ljubljana, GV ZALOŽBA, 2003, 1. knjiga, str. 409.

- Praktični vidiki in problemi izvedbe skupščine d. d. - notarski pogled, notar Bojan Podgoršek, Podjetje in delo, 2009, št. 6?7, str. 1091?1098.

- Postopki vstopnih točk pri vlaganju predlogov za vpis v sodni register, 2. del (točke VEM in notarji), dr. Nina Plavšak, januar 2008.

-----------------

1 Uradni list RS/I, št. 33/91, Uradni list RS, št. 42/97 ? UZS68, 66/00 ? UZ80, 24/03 - UZ3a, 47, 68 in 69/04 - UZ14, 69/04 - UZ43, 69/04 - UZ50, 68/06 - UZ121, 140, 143 in 47/13.

2 Uradni list RS, št. 13/94, 48/94, 82/94, 41/95 - odl. US, 83/01 - OZ, 73/04, 98/05, 17/06 - ZIZ-C, 115/06, 33/07 - ZSReg-B, 45/08 in 91/13.

3 Uradni list RS, št. 42/06, 60/06 - popr., 26/07 - ZSDU-B, 33/07 - ZSReg-B, 67/07 - ZTFI, 10/08, 68/08, 42/09, 33/11, 91/11, 100/11 - skl. US, 32/12, 57/12, 44/13 - odl. US, 82/13 in 55/15.

4 Uradni list RS, št. 26/99, 96/02, 110/02 - ZDT-B, 58/03 - odl. US, 2/04 - ZDSS-1, 69/05 - odl. US, 90/05 - odl. US, 43/06 - odl. US, 52/07, 45/08 - ZArbit, 111/08 - odl. US, 121/08 - skl. US, 57/09 - odl. US, 12/10 - odl. US, 50/10 - odl. US, 107/10 - odl. US, 75/12 - odl. US, 76/12 - popr., 40/13 - odl. US, 92/13 - odl. US, 6/14, 10/14 - odl. US, 48/14 in 48/15 odl. US.

5 Uradni list RS, št. 83/01, 32/04, 28/06 - odl. US in 40/07.

6 Obligacijski zakonik s komentarjem, Ljubljana, GV ZALOŽBA, 2003, 1. knjiga, str. 409.

7 Uradni list RS, št. 56/99 in 45/08 - Zarbit.

8 Uradni list RS, št. 43/07, 5/10, 25/14 in 54/15.

9 Podgoršek, nav. delo, str. 1091-1098.

10 Običajno besedilo potrdila se glasi: "Notar/-ka potrjujem, da se spremenjene določbe družbene pogodbe (statuta) družbe XX ujemajo z vsebino sklepa o spremembi sedeža, dejavnosti, družbene pogodbe, statuta. Sprejeli so jih družbeniki , delničarji te družbe na x. skupščini dne ... in so zapisane v notarskem zapisniku opr. št. SV ... oziroma v vsebini pogodbe o prenosu poslovnega deleža, sklenjene v notarskem zapisu opr. št. SV ...

11 Uradni list RS, št. 13/94, 31/00 - ZP-L, 91/05, 42/06 - ZGD-1, 33/07, 93/07, 65/08, 49/09, 82/13 - ZGD-1H in 17/15.

12 Gre za naslednje poslovne procese: sestavo vlog v postopkih VEM, pridobivanje podatkov, ki jih mora vsebovati vloga v posameznem postopku VEM, iz uradnih evidenc, pripravo listin, ki jih je treba priložiti vlogam v postopkih VEM, elektronsko oddajo vlog v postopkih VEM in listin, ki jih je treba priložiti tem vlogam, ter druga administrativna opravila za potrebe postopkov VEM.

13 43. člen ZN: V notarski listini v fizični obliki se ne sme nič izbrisati. Če je treba del besedila prečrtati, mora biti to storjeno tako, da prečrtano besedilo ostane čitljivo.

14 Plavšak, nav. delo, str. 44


Zveza:

RS - Ustava, Zakoni, Sporazumi, Pogodbe
Zakon o notariatu (1994) - ZN člen
Zakon o sodnem registru (1994) - ZSReg člen
Zakon o gospodarskih družbah (2006) - ZGD-1 člen
Zakon o zakonski zvezi in družinskih razmerjih (1976) - ZZZDR člen
Zakon o pravdnem postopku (1999) - ZPP člen
Datum zadnje spremembe:
20.02.2018

Pravno sporočilo

Polno besedilo članka je v bazi SOSC objavljeno z dovoljenjem avtorja in izdajatelja publikacije ter je avtorsko pravno zaščiteno.

Opombe:

P2FydC00ODU5Ng==